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行政助理 Administrative Assistant
行政助理是爲企業或組織提供日常行政支持的關鍵角色,負責處理各種行政事務、協調日常工作、管理文書和通信等。行政助理通常負責安排會議、管理文件、處理電子郵件和電話、接待來訪客戶等工作,確保辦公室的運作順暢、高效。
一、主要職責
1. 日常行政支持
會議安排:幫助組織和安排會議,確保會議時間、地點、參與者等信息明確,協調會議室的預定和會議所需的設備。
文件管理:負責文檔的整理、歸檔和管理,確保所有重要文件和資料都能及時存取。
郵件和通信處理:管理公司內部和外部的通信,篩選和轉發郵件,確保信息流暢傳遞。
2. 日程管理
日程安排:協助上級或團隊成員安排日常日程,確保所有會議、活動和任務按時完成。