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會上臨時成立“文藝大舞臺”協調組織總指揮部，總指揮鄭秋雲，副總指揮沈明哲，其他各部門協調分工也同時敲定。
各部門具體分工如下：秩序維護、會場安全保障，貴賓安全保障全權由縣公安局以及縣武警中隊負責，責任人是公安局長牛大海。
上級領導接待，重要媒體記者接待，統歸縣委辦公室接待辦負責，責任人縣委辦主任孫浩。其他媒體接待，以及傳媒公司藝人接待統歸文化局、縣政府接待辦負責，責任人政府辦主任程靜雯……
會場組織安排，各部門協調以及科級以下觀摩團小嘉賓、伴舞團的接待統歸政府負責，責任人是縣長沈明哲。
會議後勤醫療保障工作由財政局、縣人民醫院負責，責任人是財政局局長周德安和人民醫院院長田亮。會議要求，所有責任人必須恪盡職守，各全部門各司其職，統歸協調組織總指揮部指揮。
會議一結束，各部門立刻開始行動，整個泗平縣都動了起來。
沈明哲緊急召開政府班子會議，把分工精確到個人。重點強調幾個核心，一個核心是會場秩序，到時候參會的領導羣衆過萬人，在入場秩序和離場疏散，安全檢查方面必須嚴格把關。
“文藝大舞臺”的活動地點定在泗平縣露天電影廣場院，那是泗平縣唯一一個能容納過萬人的場所，必須對周邊環境進行徹底清查和梳理，尤其是交通，這個工作交給交警和城管來做。
