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應用文中最普通的是書信,別種應用文也許有人可以不寫,至於書信,幾乎任何人非寫不可。有人說:“現代的廚子,書信來往比古代的大臣要多。”在現代生活中,我們差不多每天要寫書信,書信的繁忙是現代生活的特徵之一。
書信的目的在接洽事務,寫書信給別人,情形和登門訪問面談要事一樣。因此,登門訪問時的談話態度,就可適用於書信。
書信的構造通常可分爲三部分:第一部分叫作“前文”,內容是尋常的招呼和寒暄;第二部分是事務,這是書信的最主要的部分;第三部分仍是寒暄和招呼,叫作“後文”。
這三部分的組織是很自然的。我們寫書信給別人,目的原爲接洽事務,但是不能開端就突然提出事務,事務接洽完畢以後,也不能突然截止,不再講些別的話。這隻要看訪問時的談話情形就可以明白。假如我們想向朋友借書,到他家裏去找他談話,見到的時候,決不能突然說“把×書借給我”;如果是彼此好久不曾看見了,自然會說:“××兄,久不見了,你好!”如果是昨天才見過的,就會說:“××兄,聽說你已入××大學了,功課忙嗎?”這些話就相當於前文。以後才談到借書的事情上去。那位朋友答應借書了,我們也不會拿了書就走,總得說幾句話。“今天來吵你,對不起”“這本書我借去,過幾天親自來奉還”“那麼我把書拿去了,再會”,這就是“後文”了。
前文與後文的繁簡,因對手的親疏而不同。從前的書信,往往有前文、後文,很鄭重累贅,看了一張八行信箋還不知信中的要事是什麼的;近來卻流行簡單的了。但無論如何簡單,一封書信中,三部分的組織是仍舊存在的。